Rutiner er viktig

«En god kollega sa til meg at jeg må ha gode rutiner for å være effektiv. Selv liker jeg best å ta tingene som de kommer. Jeg er pastor i en middels stor menighet og innrømmer at jeg liker å ta ting på sparket. Hva tenker Menighetsdoktoren om dette?»

Det er nok flere som kan kjenner seg igjen i ditt spørsmål. Som mennesker er vi forskjellige og vi har ulike personligheter. Noen er jo eksperter på systemer og rutiner, mens andre er mer av den spontane typen. Begge deler kan selvsagt fungere, men i det lange løp er rutiner absolutt å anbefale. Gode rutiner hjelper oss til å utføre mer arbeid uten å bli overarbeidet.

I kristent arbeid, der kallstanken er viktig, kan det bli trivielt og kjedelig for noen å tenke på rutiner. Noen ser på rutiner som et problem og sier at en ikke må bli overfladisk å gjøre noe fordi det er rutine. Det en gjør må være ekte og genuint. Andre ser fordelene, men synes det er for krevende å etablere. Vi tror gode rutiner gjør det mulig å gjøre mere enn du og kirken kan gjøre uten rutiner. Gode rutiner skaper «selvgående» virksomhet. Det er litt som å sykle, har du først lært det, går syklingen av seg selv. Og så må en kontinuerlig sørge for at rutiner ikke blir tomme handlinger, men bidrar til å skape liv. Rutiner er viktig på alle nivåer og på de fleste områder. For hver enkelt er det nødvendig å etablere gode rutiner. Det er viktig med rutiner for å legge seg, for å stå opp, for når en spiser og hva en spiser. Det er viktig med rutiner når en leser i Bibelen, når man deltar i kirken osv.

Disiplin og tidsbruk

Rutiner sikrer at saker blir gjort, og det minimerer tiden en bruker på å forberede det en gjør. Regelmessigheten former oss. Det gjør i mye mindre grad enkeltbegivenheter. Hvis du ikke får på plass gode rutiner for ditt personlige liv, vil du få gjort lite og resultatene vil ikke bli store og varige. Vi har vært tett på personer som har fått utrettet mye i sitt liv. De har stått tidlig opp om morgenen og vært disiplinerte hva arbeidsoppgaver og tidsbruk angår.

Rutiner er ikke bare viktig i vårt personlige liv, men også i kirkens liv. Vi er f.eks. opptatt av at alt som har med økonomihåndtering må rutiniseres. Gjør en ikke det blir det rot, og mistanke om slarv og uredelighet kan oppstå. Til fast tid på året bør det lages budsjetter. Likviditet og regnskapsresultat bør rapporteres månedlig og bilagsføringen må være riktig og konsekvent, mv. Dette er det for de fleste lett å forstå, men rutiner er også viktig på andre områder i kirken.

F.eks. er det viktig å ha faste leder- og medarbeidermøter på ulike nivåer i kirken. Også innhold og form i disse møtene kan med fordel rutiniseres. De bør skje regelmessig, og det bør alltid være en skriftlig agenda. En bør ha planlagt hele året slik at en får behandlet de viktigste sakene. En bør også sikre at løpende justeringer i arbeidet blir gjort og en bør alltid skrive referat slik at det en beslutter ikke går i glemmeboka. Det å ikke ha gode planer for når og hvor ulike saker behandles, kan åpne for ineffektivitet.

Viktig innhold

Hvordan gudstjenester og møter gjennomføres og hva innholdet er, kan det også i betydelig grad lage gode rutiner for. En bør sikre at viktige tema blir behandlet på de riktige stedene og i de riktige møtene i kirken. Hva en normalt skal ha som innhold og hvem som har ansvar, bør en etablere rutiner for. Et årshjul kan være til hjelp. I dag finnes det gode applikasjoner som kan være til stor hjelp i dette arbeidet. Ved planlegging og gode rutiner sikrer en at innholdet ikke blir avhengig av hvem som gjør oppgavene, og mange flere kan bidra fordi rutinene sikrer at det som skal skje faktisk skjer.

Dette betyr ikke at møtene blir totalt programmerte. Det må være liv og driv i sammenkomstene. Rutiner og liv er ikke motsetninger. Snarere er det slik at ved å sikre et solid innhold i møtene gjennom rutiner, sikrer en at møtene blir innholdsmettet og skaper et godt grunnlag for liv. Så må ikke programmene være så stivbente at justeringer og tilpasninger underveis blir en umulighet.

Rutiner og liv er ikke motsetninger.

Å gjøre vårt beste

Å arbeide i Guds rike er noe av det viktigste man kan gjøre. Derfor skylder vi å gjøre vårt beste. Vi har gitt noen eksempler for å illustrere hva vi mener med rutiner. Det finnes mange flere områder hvor planlegging og rutiner er viktig og riktig. Det er derfor viktig å tenke nøye gjennom hvor og hvordan rutiner utformes. Om det gjøres riktig kan kirkens arbeid bli større og bedre.

Publisert i Dagen 29.08.2017: Jan Inge Jenssen og Sten Sørensen